काठमाडौं । सरकारले सरकारी फाइलहरुको ‘ट्रयाकिङ सिस्टम’ प्रधानमन्त्री तथा मन्त्रिपरिषद कार्यालयबाट परीक्षणका रुपमा प्रयोगमा ल्याउने निर्णय गरेको छ ।

सोमबार सिंहदरबारमा मुख्यसचिव एकनारायण अर्यालको अध्यक्षतामा बसेको सचिव बैठकले क्यूआर कोडमार्फत सरकारी फाइल ट्रयाकिङ गर्ने प्रणालीको प्रधानमन्त्री कार्यालयबाट परक्षिण थाल्ने निर्णय गरेको हो ।

बैठकले सो परीक्षणपछि त्यसमा आवश्यक सुधार गरेर सबै निकायले प्रयोगमा ल्याउने निर्णय समेत सचिव बैठकले गरेको छ । सरकारी अधिकारीहरुले विभिन्न बहानामा फाइल अड्काउने प्रवृत्ति देखिएको भन्दै प्रधानमन्त्री कार्यालयले फाइल मुभमेन्ट ट्र्याकिङ सिस्टम’ नामक प्रणाली कार्यान्वयनमा ल्याउन लागिएको हो ।

यसअघिका सरकारहरुले पनि यो प्रणाली बनाउनका लागि पटक–पटक काम अघि बढाएका थिए । तर, फाइल ट्रयाक गर्ने गरी पूर्ण प्रणाली बनेको थिएन । विगतमा तयार भएका प्रणालीमा नै विभिन्न सुधार गरेर अहिले प्रधानमन्त्री कार्यालयले फाइल ट्रयाक गर्ने प्रणाली कार्यान्वयनमा ल्याउन खोजेको हो । तर, सफल हुन सकेको थिएन ।

यो प्रणाली लागु भएपछि सरकारी निकायहरुमा एउटा टेबलबाट अर्को टेबलमा फाइल सर्न समेत घण्टौंदेखि महिनौंसम्म लाग्ने विकृति अन्त्य हुने विश्वास सरकारको छ ।

अहिले सिंहदरबारभित्र विभिन्न मन्त्रालय र निकायले राय र सहमति माग्दै पेश गरेको फाइल पनि महिनौं अल्झिने गरेको छ ।

विशेषगरी कानुन, अर्थ, प्रधानमन्त्री तथा मन्त्रिपरिषदको कार्यालय र महान्यायाधिवक्ताको कार्यालयमा पनि राय वा सहमति लिन लामो समय लाग्ने गरेको छ । यही कारण प्रधानमन्त्री कार्यालयले निर्णय गर्ने अधिकारीलाई जिम्मेवार बनाउने गरी फाइल मुभमेन्ट ट्रयाकिङ सिस्टम तयार गरेको हो ।

कसरी हुन्छ ट्रयाकिङ ?

“सिस्टमबाटै एउटा क्यूआर कोड जेनेरेट गरेर प्रणालीमा अपडेट गरिने छ । सो क्यूआर कोड फाइलको अग्रभागमा स्टिकरका रुपमा टाँसिन्छ ।, क्यूआर स्क्यान गर्नसाथ फाइल कसकोमा पुगेर बसेको छ भन्ने पत्ता लगाउन सक्छन् ।”

प्रधानमन्त्री कार्यालयले यो प्रणाली र त्यसको लागि कर्मचारीले प्रयोग गर्नुपर्ने आन्तरिक ‘एप’ तयार गरिसकेको छ । प्रणाली प्रयोगमा आाएपछि सरकारी निकायमा उत्पत्ति र दर्ता भएका फाइलभित्रका कागजातको प्रतिलाई ‘फाइल मुभमेन्ट ट्रयाकिङ सिस्टम’ मा अपलोड गर्नुपर्छ ।

यसपछि सिस्टमबाटै एउटा क्यूआर कोड जेनेरेट गरेर प्रणालीमा अपडेट गरिने छ । सो क्यूआर कोड फाइलको अग्रभागमा स्टिकरका रुपमा टाँसिने छ ।

प्रत्येक फाइल चरणबद्ध रुपमा एउटा ठाउँबाट प्रक्रियासंगत रुपमा अर्को ठाउँमा पुग्दा त्यसको अपडेट गर्नुपर्ने प्रणाली बनाइँदैछ । त्यसका लागि जिम्मेवार अधिकारीहरुले ‘फाइल मुभमेन्ट ट्रयाकिङ सिस्टम’को मोबाइल एप प्रयोग गर्छन् ।

अब सरकारी अधिकारीले फाइल आउनासाथ एपबाट फाइलको अग्रभागमा रहेको क्यूआर कोड स्क्यान गर्नुपर्छ । स्क्यान गर्नासाथ स्वतः प्रणालीमा सम्बन्धित फाइलको मुभमेन्टको अपडेट रेकर्ड हुन्छ ।

एउटा मन्त्रालय, निकाय, विभाग, महाशाखा, शाखा वा एकाइबाट अर्कोमा फाइल पुग्नासाथै प्रणालीमा सो क्युआर कोडसहित फाइल आफ्नोमा आइपुगेको जानकारी प्रणालीमा अपडेट गर्नुपर्छ।

यसरी अधिकारप्राप्त निकाय र व्यक्तिले चाहँदा क्यूआर स्क्यान गर्नासाथ फाइल कसकोमा पुगेर बसेको छ भन्ने पत्ता लगाउन सक्छन् ।

कसैगरी कुनै शाखामा लामो सयमसम्म फाइल अड्किएमा क्युआरकोड स्क्यान गरेर कुन ठाउँमा कसले, कति समयदेखि फाइल अड्काएको हो भन्ने थाहा पाईन्छ ।

कुन शाखा/महाशाखामा कतिवटा फाइल अड्किएको छ, कसले छिटो फाइल फरवार्ड गरिरहेको छ भन्नेदेखि कसले लामो सययसम्म गरिरहेको छैन भन्नेसम्मका सबै विवरण यो प्रणालीबाट ट्रयाक हुन्छ । फाइल ट्रयाक गर्दा कहाँ पुग्यो फाइल खोज्दै हिँडनु पनि नपर्ने र कसैले नियतवश फाइल अड्काएमा त्यसको जानकारी पाउन पनि सहज हुने हुन्छ ।

प्रधानमन्त्री तथा मन्त्रिपरिषदको कार्यालयमा अहिले फाइल ट्रयाकिङ सिस्टम परीक्षणको अन्तिम तयारी भइरहेको छ । त्यहाँको अभ्यास र सिकाइलाई आधार बनाएर क्रमशः सिंदरबारभित्रका मन्त्रालय र निकाय हुँदै सबै सरकारी कार्यालयमा यस्तो प्रणाली लागु गर्ने सचिव बैठकको निर्णय भएको छ ।